Privacyverklaring

Concept — deze tekst wordt juridisch getoetst vóór livegang

Wie is waarvoor verantwoordelijk

Dat is geen formaliteit: het bepaalt bij wie u moet zijn met een vraag of een verzoek.

Uw hoveniersbedrijf is verantwoordelijk voor alles wat in de app staat over het werk: tuinen en adressen, opdrachten, taken, foto's, notities en gewerkte uren. Qnext verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van dat bedrijf en volgens een verwerkersovereenkomst. Bent u klant of medewerker van een hovenier en wilt u uw gegevens inzien of laten verwijderen, richt u zich dan tot dat bedrijf.

Qnext is zelf verantwoordelijk voor een kleiner deel: de accountgegevens van het hoveniersbedrijf, de facturatie en de gebruiksmeting die daarbij hoort, en deze website.

Waarvoor Qnext zelf verantwoordelijk is

• Account en toegang — naam, e-mailadres en rol van wie inlogt. Nodig om iemand toegang te geven tot het juiste bedrijf. Bewaard zolang het account bestaat.
• Facturatie — bedrijfsnaam, contactpersoon, adres, e-mailadres, BTW- en KvK-nummer, IBAN en machtigingsgegevens, factuurregels en betaalhistorie. Deze gegevens bewaren we zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht ons daartoe verplicht (art. 52 AWR). Een verzoek om verwijdering raakt die facturen dus niet zolang die termijn loopt.
• Gebruiksmeting — aantallen per organisatie (medewerkers, tuinen, taken, opslag, AI-gebruik) als onderbouwing van de factuur. Geen namen van medewerkers of eindklanten, geen inhoud van taken.

Externe diensten en waar ze staan

GardenFlow draait niet op zichzelf. Dit zijn de partijen die gegevens verwerken, en de plek waar dat gebeurt.

• Supabase — database, inloggen en opslag. Europese Unie (Parijs).
• Netlify — hosting van de webapplicatie.
• OpenAI — zet opdrachtteksten om in taken en vertaalt taakteksten en notities. Verenigde Staten; zie de paragraaf hieronder.
• Reson8 — zet gesproken tekst om in geschreven tekst. Europese Unie.
• PDOK (Kadaster) — zet een tuinadres om in coördinaten en levert de kaartondergrond. Nederland.
• OpenRouteService — berekent reistijden tussen de tuinen van één werkdag, op basis van coördinaten. Duitsland.
• Expo — meet de prestaties van de mobiele app met geanonimiseerde gegevens, zonder persoonsgegevens. Verenigde Staten.
• e-Boekhouden.nl — facturatie en administratie. Nederland.

Bij het tonen van de kaart haalt uw browser de kaartbeelden rechtstreeks bij het Kadaster op. Het Kadaster ziet daarbij uw IP-adres en legt dat vast in zijn eigen logbestanden, als zelfstandig verantwoordelijke. Dat gebeurt alleen in het kaartoverzicht binnen het hoveniersbedrijf, niet in het klantportaal.

Verwerking buiten de Europese Unie

Twee diensten verwerken gegevens in de Verenigde Staten: OpenAI en Expo. Voor beide is de doorgifte gedekt door de standaardbepalingen van de Europese Commissie (SCC's), vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met die partij.

Wat er naar OpenAI gaat is uitsluitend tekst: de tekst van een opdracht, van een taak of van een notitie, plus de talen waarin vertaald moet worden. Geen foto's, en geen adresvelden uit de database. OpenAI gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen en bewaart ze maximaal dertig dagen voor het opsporen van misbruik.

Eén nuance die we niet verzwijgen. Levert een klant zijn wensen aan als document — een brief, een PDF, een spreadsheet — dan gaat de tekst uit dat document mee als opdrachttekst. Staat er een briefhoofd met naam en adres in, dan gaat die tekst dus mee. Wij filteren dat er niet uit: half filteren zou een schijnzekerheid zijn, omdat de medewerker de volledige tekst hoe dan ook te zien krijgt. U bepaalt zelf wat u aanlevert.

Spraak, foto's en documenten

• Spraak — wie een opdracht of notitie inspreekt, stuurt geluid naar een dienst binnen de EU die er tekst van maakt. De opname zelf wordt niet opgeslagen; alleen de uitgeschreven tekst blijft bewaard.
• Foto's — foto's van uitgevoerd werk staan in privé-opslag en zijn alleen zichtbaar voor het hoveniersbedrijf en de klant van wie de tuin is. Locatiegegevens die een telefoon in een foto meebakt (EXIF/GPS) worden verwijderd vóór opslag.
• Documenten — van een aangeleverd bestand bewaren we alleen de eruit gelezen tekst, niet het bestand zelf.

Wat de app niet doet

• Geen advertenties, geen verkoop van gegevens aan derden.
• Geen profilering en geen besluiten die uitsluitend door een computer worden genomen: een voorstel van de AI wordt altijd door een medewerker beoordeeld voordat er iets mee gebeurt.
• Geen toegang tot gegevens van een ander bedrijf: elk hoveniersbedrijf ziet uitsluitend het eigen werk, en een klant uitsluitend de eigen tuinen.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens, op beperking van de verwerking en op overdracht ervan. Waar u moet zijn hangt af van het soort gegeven:

• Gegevens uit de app (tuinen, opdrachten, taken, foto's, notities, uren): bij uw hoveniersbedrijf. Dat bedrijf is daarvoor verantwoordelijk; wij helpen het desgevraagd om aan uw verzoek te voldoen.
• Account- en factuurgegevens van het hoveniersbedrijf: bij ons, via het contact hieronder. Houd rekening met de bewaarplicht van zeven jaar voor facturen.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Vragen over privacy kunt u stellen via de contactmogelijkheid op deze site. We reageren op elke privacyvraag.