Privacyverklaring

Concept, versie 2026-10-05 — deze tekst wordt juridisch getoetst vóór livegang

Wie is waarvoor verantwoordelijk

Dat is geen formaliteit: het bepaalt bij wie u moet zijn met een vraag of een verzoek.

Uw hoveniersbedrijf is verantwoordelijk voor alles wat in de app staat over het werk: tuinen en adressen, opdrachten, taken, foto's, notities en gewerkte uren. Qnext verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van dat bedrijf en volgens een verwerkersovereenkomst. Bent u klant of medewerker van een hovenier en wilt u uw gegevens inzien of laten verwijderen, richt u zich dan tot dat bedrijf.

Qnext is zelf verantwoordelijk voor een kleiner deel: de accountgegevens van het hoveniersbedrijf, de facturatie en de gebruiksmeting die daarbij hoort, en deze website.

Waarvoor Qnext zelf verantwoordelijk is

• Account en toegang — naam, e-mailadres en rol van wie inlogt. Nodig om iemand toegang te geven tot het juiste bedrijf. Bewaard zolang het account bestaat.
• Facturatie — bedrijfsnaam, contactpersoon, adres, e-mailadres, BTW- en KvK-nummer, IBAN en machtigingsgegevens, factuurregels en betaalhistorie. Deze gegevens bewaren we zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht ons daartoe verplicht (art. 52 AWR). Een verzoek om verwijdering raakt die facturen dus niet zolang die termijn loopt.
• Gebruiksmeting — aantallen per organisatie (medewerkers, tuinen, taken, opslag, AI-gebruik) als onderbouwing van de factuur. Geen namen van medewerkers of eindklanten, geen inhoud van taken.

Externe diensten en waar ze staan

GardenFlow draait niet op zichzelf. Dit zijn de partijen die gegevens verwerken, en de plek waar dat gebeurt.

• Supabase — database, inloggen en opslag. Europese Unie (Parijs).
• Netlify — hosting van de webapplicatie.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Parijs) — zet opdrachtteksten om in taken, stelt werkinstructies en seizoenstaken voor en vertaalt taakteksten en notities. Europa (EU/EFTA); zie de paragraaf hieronder.
• Reson8 (Resonate Labs B.V.) — zet gesproken tekst om in geschreven tekst. Nederland.
• PDOK (Kadaster) — zet een tuinadres om in coördinaten en levert de kaartondergrond. Nederland.
• OVHcloud — server voor de eigen routerings- en documentdienst; zie de alinea hieronder. Frankrijk.
• Expo — meet de prestaties van de mobiele app met geanonimiseerde gegevens, zonder persoonsgegevens. Verenigde Staten.
• e-Boekhouden.nl — facturatie en administratie. Nederland.

Bij het tonen van de kaart haalt uw browser de kaartbeelden rechtstreeks bij het Kadaster op. Het Kadaster ziet daarbij uw IP-adres en legt dat vast in zijn eigen logbestanden, als zelfstandig verantwoordelijke. Dat gebeurt alleen in het kaartoverzicht binnen het hoveniersbedrijf, niet in het klantportaal.

Routeplanning en documenten. Om de volgorde van een werkdag te berekenen, gaan de coördinaten van de tuinen op die route naar een eigen routeringsdienst. Een uitgegeven offerte, factuur of creditnota wordt door een eigen dienst omgezet naar PDF; daarbij gaat de inhoud van dat document mee, zoals naam, adres en de bedragen. Beide diensten draaien op een server die Qnext huurt bij OVHcloud, in een datacentrum in Gravelines (Frankrijk). De server bewaart de documenten niet. Voor beheer en beveiliging kan OVHcloud op afstand bij de server, vanuit de EU, Canada of het Verenigd Koninkrijk; voor die landen heeft de Europese Commissie vastgesteld dat de bescherming passend is.

Wat er naar de AI-dienst gaat

Wat er naar Mistral AI gaat is uitsluitend tekst: de tekst van een opdracht, van een taak of van een notitie, en het oordeel dat een klant bij de oplevering gaf, plus de talen waarin vertaald moet worden. Dat oordeel wordt alleen vertaald als iemand van het hoveniersbedrijf daarom vraagt. Geen foto's, en geen adresvelden uit de database.

De app gebruikt de Europese verbinding van Mistral AI; de verwerking vindt daarmee plaats in de EU/EFTA. Mistral AI bewaart de aanvragen niet na de verwerking (zero data retention) en gebruikt ze niet om modellen te trainen.

Eén nuance die we niet verzwijgen. Levert een klant zijn wensen aan als document — een brief, een PDF, een spreadsheet — dan gaat de tekst uit dat document mee als opdrachttekst. Staat er een briefhoofd met naam en adres in, dan gaat die tekst dus mee. Wij filteren dat er niet uit: half filteren zou een schijnzekerheid zijn, omdat de medewerker de volledige tekst hoe dan ook te zien krijgt. U bepaalt zelf wat u aanlevert.

Tot 28 september 2026 gebruikte GardenFlow OpenAI. Die verwerking vond plaats in de Verenigde Staten; de doorgifte was gedekt door de standaardbepalingen van de Europese Commissie (SCC's). OpenAI bewaart gegevens uit die periode volgens de eigen termijn van maximaal dertig dagen na de laatste aanvraag, dus tot ongeveer 28 oktober 2026. Van 28 september tot 3 oktober 2026 liep het verkeer naar Mistral AI nog niet via de Europese verbinding, en bewaarde Mistral AI de aanvragen maximaal dertig dagen voor het opsporen van misbruik, dus tot ongeveer 2 november 2026.

Verwerking buiten de Europese Unie

Expo verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. De doorgifte is gedekt door de standaardbepalingen van de Europese Commissie (SCC's), vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met die partij.

Spraak, foto's en documenten

• Spraak — wie een opdracht of notitie inspreekt, stuurt geluid naar Reson8 in Nederland, dat er tekst van maakt. Is Reson8 voor een omgeving van GardenFlow niet ingesteld, dan gaat het geluid in plaats daarvan naar Mistral AI (spraakmodel Voxtral), via dezelfde Europese verbinding en zonder bewaring daar. De opname zelf wordt niet opgeslagen; alleen de uitgeschreven tekst blijft bewaard.
• Foto's — foto's van uitgevoerd werk staan in privé-opslag en zijn alleen zichtbaar voor het hoveniersbedrijf en de klant van wie de tuin is. Locatiegegevens die een telefoon in een foto meebakt (EXIF/GPS) worden verwijderd vóór opslag.
• Documenten — van een aangeleverd bestand bewaren we alleen de eruit gelezen tekst, niet het bestand zelf.

Wat de app niet doet

• Geen advertenties, geen verkoop van gegevens aan derden.
• Geen profilering en geen besluiten die uitsluitend door een computer worden genomen: een voorstel van de AI wordt altijd door een medewerker beoordeeld voordat er iets mee gebeurt.
• Geen toegang tot gegevens van een ander bedrijf: elk hoveniersbedrijf ziet uitsluitend het eigen werk, en een klant uitsluitend de eigen tuinen.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens, op beperking van de verwerking en op overdracht ervan. Waar u moet zijn hangt af van het soort gegeven:

• Gegevens uit de app (tuinen, opdrachten, taken, foto's, notities, uren): bij uw hoveniersbedrijf. Dat bedrijf is daarvoor verantwoordelijk; wij helpen het desgevraagd om aan uw verzoek te voldoen.
• Account- en factuurgegevens van het hoveniersbedrijf: bij ons, via het contact hieronder. Houd rekening met de bewaarplicht van zeven jaar voor facturen.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Vragen over privacy kunt u stellen via de contactmogelijkheid op deze site. We reageren op elke privacyvraag.